Je account of organisatie verwijderen

Wil je 1plek niet meer gebruiken? Dan kun je je account, een bedrijf of je hele organisatie zelf verwijderen. Omdat dat niet terug te draaien is, gaat het in een paar stappen, en meestal niet meteen.

Overstappen: al je gegevens meenemen

Stop je met 1plek, of stap je over naar een ander programma? Neem dan alles mee, in open formaten die andere programma's kunnen lezen. Je zit nergens aan vast.

• Je organisatie: in Team, bij Kies een bedrijf → de organisatie bovenaan → Maak een volledige export. Dat kan de eigenaar en elke Super-admin.
• Je account: Account → Beveiliging → Je gegevens meenemen → Maak een volledige export.

Is het even geleden dat je inlogde, dan vragen we je eerst opnieuw in te loggen. We zetten de export op de achtergrond klaar en mailen je een link. Die link werkt 24 uur, alleen voor jou en alleen als je bent ingelogd. Na 7 dagen verwijderen we de zip; je kunt altijd een nieuwe maken. Elke aanvraag en elke download komt in het logboek.

Wat erin zit (organisatie):

Een README.txt (Nederlands en Engels) legt uit wat waar staat.

Wat erin zit (account): je profiel, je eigen adressen met alle mail (mbox), je eigen agenda's (.ics), je eigen bedrijfjes, de contracten die jij tekende (PDF) en de gesprekken bij Team waar jij het onderwerp van bent, precies zoals je ze in 1plek ziet: wat nog niet voor jou zichtbaar is, staat er ook in de export niet in.

Wat er nooit in zit: wachtwoorden, tokens en sleutels. En in de export van een organisatie geen eigen adressen, agenda's of bedrijfjes van medewerkers: die zijn van de persoon zelf.

Elders importeren

• Mail (mbox): Thunderbird met de gratis add-on ImportExportTools NG, of Apple Mail (Archief → Importeer postbussen). Naar Gmail of Outlook: importeer eerst in Thunderbird, voeg daar je Gmail- of Outlook-account toe en sleep de berichten naar een map van dat account.
• Agenda (.ics): Google Agenda → Instellingen → Importeren en exporteren; Outlook en Apple Agenda openen het bestand direct.
• Contacten (.vcf): Google Contacten → Importeren; Outlook, Apple Contacten en de meeste telefoons lezen vCard direct.
• CSV: Excel, Numbers of Google Spreadsheets.

Je mail staat daarnaast gewoon nog in je eigen Gmail of mailserver: 1plek leest die alleen mee, en die blijft daar staan, ook na het verwijderen.

Snel overzicht: naast de volledige export kun je op dezelfde plek een klein JSON-bestand downloaden met alleen de lijsten (wie erbij hoort, bedrijven, contacten, contracten), of voor je account je profiel en inlogmethoden.

Je account verwijderen

Ga naar Account → Beveiliging en kies onderaan Account verwijderen.

1. Is het even geleden dat je inlogde, dan vragen we je eerst opnieuw in te loggen (met je extra inlogstap, als die aanstaat).
2. Heb je een personeelsdossier bij een werkgever die 1plek gebruikt, dan kun je aanzetten: Vraag ook je gegevens bij je werkgever(s) te wissen (zie hieronder).
3. Typ je e-mailadres om te bevestigen.
4. Je wordt overal uitgelogd en je krijgt een mail. Na 14 dagen is je account weg.

Wat er weggaat: je inlog en extra inlogstap, je profiel en foto, je eigen adressen met de mail en bijlagen daarin, je eigen agenda's en eigen bedrijfjes, je concepten en ingeplande antwoorden, meldingen op je apparaten, gekoppelde apps en koppelingen met Google.

Wat blijft, bij je organisatie: wat je voor je werk deed is van de organisatie. Gesprekken in gedeelde inboxen, je personeelsdossier en getekende contracten blijven daar. Je naam wordt daar Verwijderd account.

Je gegevens bij je werkgever laten wissen

Zet je bij het verwijderen Vraag ook je gegevens bij je werkgever(s) te wissen aan, dan sturen we na de 14 dagen elk bedrijf waar je een personeelsdossier hebt een wisverzoek. Wie daar het team inricht krijgt een mail en ziet het verzoek in je dossier.

Het bedrijf beslist, niet 1plek: een werkgever moet sommige gegevens wettelijk nog een tijd bewaren (zoals de loonadministratie). Het kiest Wissen, of Bewaren met een reden. Je krijgt de uitkomst per bedrijf per mail, met de reden als het bewaard blijft. Getekende contracten blijven in beide gevallen tot hun bewaardatum.

Log je in de 14 dagen weer in, dan gaat ook dit verzoek niet door.

Ben je de enige eigenaar van een organisatie? Dan kan je account nog niet weg: een organisatie zonder eigenaar kan niemand meer opzeggen. Draag eerst het eigendom over aan een collega, of verwijder de organisatie.

Een account verwijderen als beheerder

Een Super-admin kan in Team → Medewerkers → dossier → Account & toegang een account eerst deactiveren (niet meer inloggen, terug te zetten) en daarna definitief verwijderen. Dat werkt precies zoals zelf je account verwijderen: het account wordt Verwijderd account, eigen adressen en agenda's gaan weg, en wat van de organisatie is blijft. Het personeelsdossier blijft ook; dat wis je apart (zie hieronder). Je moet net ingelogd zijn en het e-mailadres overtypen.

Heeft iemand eigen spullen in 1plek of hoort 'ie ook bij een andere organisatie, dan haalt definitief verwijderen alleen het lidmaatschap weg: het account is van de persoon.

Een personeelsdossier wissen

Wie het team van een bedrijf inricht kan het dossier van een oud-medewerker wissen: open het dossier en kies onderaan het profiel Dossier wissen. Staat de persoon nog in dienst, zet dan eerst het dienstverband op Uit dienst. Je eigen dossier wis je niet zelf.

Je ziet vooraf hoeveel er weggaat, typt de naam over en moet net ingelogd zijn.

Wat er weggaat: het dossier zelf (functie, leidinggevende, dienstverband, aantekeningen), alle gesprekken over deze persoon met antwoorden, scores, afspraken, notities en het spoor van wie ze inzag, persoonsgegevens, noodcontacten, de spullen van het bedrijf en de profielfoto bij dat bedrijf.

Wat blijft: getekende contracten tot hun bewaardatum, het handboek, en gesprekken van collega's waar deze persoon als leidinggevende of aanwezige bij was. In het logboek blijft één regel staan: dat het dossier gewist is, door wie en wanneer - zonder inhoud.

Alleen de noodcontacten wissen kan ook, los: in het dossier onder Gegevens → Noodcontacten wissen. Dat kan de persoon zelf en wie het team inricht. Het zijn gegevens over iemand anders, dus die hoeven niet te blijven staan.

Eigendom overdragen

In Team, bij Kies een bedrijf → de organisatie bovenaan, kies je bij Eigendom overdragen een collega. Die wordt eigenaar; jij blijft Super-admin. Alleen de eigenaar kan dit.

Een bedrijf verwijderen

Een bedrijf verwijder je via het tandwiel naast de bedrijfskiezer in Team, onderaan. Dat gebeurt meteen. Daarom:

• je ziet vooraf wat er meegaat (dossiers, handboek, agenda's, teams, contacten, …);
• inboxen en kanalen koppel je eerst zelf los (Inrichting → Inbox);
• je moet net ingelogd zijn, de naam overtypen en een code uit je mail invullen.

Getekende contracten van dat bedrijf blijven bij de organisatie.

Je organisatie verwijderen

Alleen de eigenaar kan de organisatie verwijderen, en de organisatie die 1plek zelf beheert kan niet weg.

1. Neem eerst je gegevens mee (zie Overstappen hierboven). Bij het aanvragen zetten we ook automatisch een volledige export voor je klaar.
2. Log opnieuw in als dat gevraagd wordt en typ de naam van de organisatie.
3. Alle Super-admins krijgen een mail. Na 30 dagen is de organisatie weg; tot die tijd kan de eigenaar het annuleren.

Wat er weggaat: alle bedrijven, gedeelde inboxen en kanalen met hun gesprekken en bijlagen, het hele personeelsdeel (dossiers, gesprekken, handboek), agenda's, teams, sleutels, webhooks en instellingen.

Wat blijft: iedereen houdt z'n eigen account, eigen adressen en agenda's, en kan gewoon blijven inloggen. Getekende contracten bewaren we de wettelijke termijn (minstens 7 jaar) als gesloten archief: niemand kan ze nog wijzigen, en alleen de medewerker zelf kan ze in z'n account inzien. Daarna ruimen we ze op.