Personeel & contracten
Personeelsdossier en gesprekken
Wie welk dossier mag inzien, en hoe een beoordelingsgesprek verloopt.
Onder Personeel staan aanwezigheid, functies, personeelsdossiers en gesprekken. Alles daarvan hangt aan een bedrijf: dezelfde persoon kan bij twee merken een andere functie, een andere leidinggevende en een andere gespreksgeschiedenis hebben.
Wie een dossier mag inzien
Inzage volgt het organogram, niet je rol in het systeem. Dat je beheerder bent, geeft je geen toegang tot personeelsdossiers — daar is het te gevoelig voor.
Wat telt is wie er als leidinggevende bij iemand staat. Per persoon per bedrijf stel je in hoe ver dat reikt:
| Instelling | Wat diegene ziet |
|---|---|
| Standaard | De eigen directe medewerkers |
| Lijn | De hele keten daaronder |
| Alles | Alle dossiers binnen het bedrijf |
"Lijn" bestaat voor grotere organisaties, waar tussen leidinggevenden en directie nog een laag zit.
Het inrichten van functies, competenties en vragenlijsten is iets anders dan het lezen van dossiers. Inrichten is een rol-recht; lezen volgt het organogram. Wie de vragenlijst mag opstellen, mag daarmee nog geen gesprekken inzien.
Je eigen dossier
Je eigen dossier en je eigen gesprekken zijn altijd voor jou toegankelijk. Daar is geen recht voor nodig — het gaat over jou.
Hoe een gesprek verloopt
Een beoordelings- of voortgangsgesprek kent drie regels die het instrument dragen:
- Jullie scoren onafhankelijk. Medewerker en leidinggevende vullen apart in en zien elkaars kolom pas ná het indienen. Zag je het eerder, dan meet je niets meer — je zou naar elkaar toe schrijven.
- Een afgerond gesprek ligt vast. Daarna verandert er niets meer aan de inhoud. Alleen iemand met beheerrechten kan een gesprek heropenen.
- Afspraken blijven leven. Die kun je ná afronding gewoon afvinken; dat is het enige deel dat na het gesprek nog doorloopt.
Inzage wordt vastgelegd
Kijk je in het dossier of gesprek van een ander, dan wordt dat vastgelegd: wie, wanneer, welk dossier. Dat logboek is niet te wijzigen of te wissen.
Dat is geen wantrouwen maar een verplichting: de AVG vraagt dat je kunt aantonen wie er bij persoonsgegevens is geweest.