Contracten ondertekenen

Met de contractenlaag stel je arbeidsovereenkomsten en verklaringen op, stuur je ze ter ondertekening en bewaar je het bewijs dat er getekend is.

Sjablonen

Een sjabloon schrijf je in de editor, met velden als {naam} en {startdatum} die bij het uitgeven worden ingevuld. Sjablonen zijn genummerd: pas je er een aan, dan blijven lopende contracten op hun eigen versie staan.

Uitgeven

Bij het uitgeven wordt de tekst bevroren. Wat de ondertekenaar te zien krijgt, verandert daarna niet meer — ook niet als het sjabloon later wijzigt. Van het document wordt een vingerafdruk bewaard, zodat achteraf aantoonbaar is dat het bestand niet is veranderd.

De handtekening van de organisatie wordt op dat moment al ingebakken.

Ondertekenen

De ondertekenaar doorloopt een vaste reeks stappen:

1. inloggen op de eigen werkruimte;
2. een code invullen die per e-mail is verstuurd;
3. akkoord geven op de voorwaarden;
4. per bijzonder beding apart aanvinken — een concurrentiebeding is een eigen bewuste bevestiging, geen algemeen vinkje;
5. de handtekening zetten en de eigen naam typen.

Elke stap wordt apart vastgelegd.

Het bewijsdossier

Na afloop ontvangen beide partijen de getekende PDF en een transactieverslag: een overzicht van alle stappen met tijdstip, e-mailadres en IP-adres.

Dat verslag is wat een digitale handtekening bruikbaar maakt als bewijs. De handtekening alleen zegt weinig; het spoor eromheen maakt aantoonbaar wie er wanneer wat heeft bevestigd.

Herinneringen en verlopen

Staat een contract open, dan gaan er automatisch herinneringen uit na drie en na zeven dagen. Een contract met een uiterste datum verloopt daarna vanzelf.

Bewaren

Contracten en hun bewijsdossier bewaar je zeven jaar na uitdiensttreding. Bij elk contract staat tot wanneer het bewaard wordt.

Je eigen contracten

Onder Mijn contracten vind je wat jij hebt ondertekend, met de PDF en het transactieverslag. Daar heb je geen bijzondere rechten voor nodig.