Automatisering
Hoe je e-mail eruitziet
Kop, handtekening en voettekst per bedrijf en per inbox, en waarom een leeg veld leeg blijft.
Elke mail die 1plek verstuurt — een antwoord uit de inbox of een bericht bij een gebeurtenis — krijgt de opmaak van het bedrijf waar hij bij hoort. Niet die van het platform.
Drie lagen om je tekst heen
| Laag | Waar je 'm instelt |
|---|---|
| Kop | Bij het bedrijf: logo en kleuren |
| Handtekening | Per inbox — een antwoord uit info@ ondertekent anders dan uit je eigen adres |
| Voettekst | Bij het bedrijf: contactgegevens, adres, KVK, BTW, IBAN en je sociale kanalen |
In het antwoordvenster staan die drie als niet-bewerkbare stroken om je tekst heen. Wat je daar ziet, is wat de ontvanger krijgt: voorbeeld en verzending komen uit dezelfde bron.
Een leeg veld blijft leeg
Vul je bij een bedrijf geen adres of BTW-nummer in, dan staat dat niet in de voettekst. 1plek valt daarbij niet terug op gegevens van een ander merk of op een platform-brede instelling.
Dat is een bewuste keuze. Een klantgerichte mail met het adres of het BTW-nummer van een ander bedrijf eronder is erger dan een kale voettekst. Wat jij bij je merk invult, is precies wat de ontvanger ziet — niets meer.
Dus: staat er iets niet in je mail, kijk dan bij het bedrijf onder de contactgegevens. Er is geen tweede plek waar het vandaan zou moeten komen.
Namens een gedeeld adres
Antwoord je vanuit een gedeelde inbox, dan kun je kiezen onder wiens naam de mail ondertekend wordt. De keuzelijst bevat alleen collega's die zelf toegang tot die inbox hebben — zie Inboxen delen.
Opmaak verbergen
In het antwoordvenster kun je de stroken wegklikken om rustiger te schrijven. Dat is puur een kijkschakelaar: kop, handtekening en voettekst gaan gewoon mee. Wil je ze echt weglaten, dan is dat een instelling van de inbox, geen keuze per bericht.
Losse afbeeldingen
Logo's en pictogrammen in de mail worden geladen vanaf een openbaar adres, niet vanaf je werkruimte. Anders zou een mailprogramma zoals Gmail ze niet kunnen ophalen en zag de ontvanger gebroken plaatjes.