Hoe je e-mail eruitziet

Elke mail die 1plek verstuurt — een antwoord uit de inbox of een bericht bij een gebeurtenis — krijgt de opmaak van het bedrijf waar hij bij hoort. Niet die van het platform.

Een opmaak is een set

Je maakt geen losse instellingen per inbox, maar een opmaak: een set met een naam, die je daarna aan één of meer inboxen koppelt. Zo delen info@ en verkoop@ dezelfde uitstraling zonder dat je alles twee keer invult.

Je vindt ze onder Console → een bedrijf → Mail-opmaak. In de lijst staat per set hoeveel inboxen eraan hangen. Rechts staat een voorbeeld dat meebeweegt terwijl je typt.

Koppelen doe je aan de andere kant: Console → bedrijf → Inboxen → een inbox → tabblad Opmaak. Daar kies je de set, of "Geen — alleen deze inbox".

Drie lagen om je tekst heen

De kop toont je logo op 32×32 pixels met een link naar je site. Heb je geen logo ingevuld, dan staat de merknaam er als tekst. Kleuren zijn hier niet instelbaar — die keuze bestaat alleen in de editor voor templates en nieuwsbrieven.

De voettekst haalt zijn inhoud uit de bedrijfsinstellingen: Console → bedrijf → Instellingen, tabbladen Contact & socials en Bedrijfsgegevens. Daar staan adres, KVK, BTW, IBAN, telefoon en je sociale kanalen.

Op diezelfde pagina staat het tabblad Verzending: het mailaccount waarmee 1plek namens dit merk verstuurt, en de naam en het adres in de Van-regel. Dat gaat over waar de mail vandaan komt, niet over hoe hij eruitziet.

De handtekening in drie stappen

De vorm komt uit de opmaak, de inbox mag 'm overschrijven, en jij zet er je eigen gegevens in. Onder het tabblad Opmaak van een inbox staat "Zo tekent het team" met een knop Personaliseren: naam, rol, foto en een eigen regel. Wat je leeg laat, komt uit je profiel.

Laat je je rol leeg, dan verdwijnt die regel helemaal — er blijft geen losse merknaam staan. Leeg betekent hier dus echt weg, niet een plaatsvervangend streepje.

Versiegeschiedenis

Elke wijziging aan een opmaak wordt bewaard. Het klokje bij de opmaak opent Versiegeschiedenis: wie het deed, wanneer, en of het aanmaken, wijzigen, terugzetten of verwijderen was. Je ziet de laatste vijftig.

Bij elke oudere versie staat Terugzetten. Dat is veilig: het terugzetten komt zelf ook weer in de geschiedenis, dus je kunt altijd terug naar waar je vandaan kwam.

Verwijder je een opmaak, dan blijft de geschiedenis staan en vallen de inboxen die eraan hingen terug op de instellingen van het bedrijf.

Een leeg veld blijft leeg

Vul je bij een bedrijf geen adres of BTW-nummer in, dan staat dat niet in de voettekst. 1plek valt daarbij niet terug op gegevens van een ander merk of op een platform-brede instelling.

Daar hoort één valkuil bij, en het is de enige plek waar het scherm en de mail uit elkaar kunnen lopen. Bij Bedrijfsgegevens staat achter een veld soms het label Algemeen. Dat betekent: dit merk heeft hier geen eigen waarde, je kijkt naar de werkruimte-brede invulling. Zulke velden komen niet in de voettekst van dit merk terecht. Wil je ze erin hebben, vul ze dan bij dít bedrijf in, zodat het label naar Eigen omslaat.

Contact- en socialvelden werken anders: die erven nooit iets. Wat daar leeg is, is gewoon leeg — in het scherm en in de mail.

Wat je in het antwoordvenster ziet

Kop, handtekening en voettekst staan daar als niet-bewerkbare stroken om je tekst heen. Voorbeeld en verzending komen uit dezelfde bron, dus wat je daar ziet is wat de ontvanger krijgt.

Die stroken zijn niet per bericht weg te klikken, en ze gaan altijd mee. Wil je ze echt weglaten, dan is dat een instelling, geen keuze per mail:

Schrijf je zelf al een afsluitende groet terwijl er een handtekening onder komt, dan waarschuwt het venster daarvoor. Het houdt je niet tegen — het wijst je er alleen op.

Afbeeldingen in de mail

Logo's en pictogrammen worden geladen vanaf een openbaar adres, niet vanaf je werkruimte. Anders zou een mailprogramma zoals Gmail ze niet kunnen ophalen en zag de ontvanger gebroken plaatjes.

Daarom moet de logo-URL in een opmaak een openbaar bereikbare https://-link zijn. Een ingesloten afbeelding (een data:-URI) wordt door mailprogramma's weggegooid.

Wie dit mag aanpassen

Het beheren van de mail-opmaak van een bedrijf is voorbehouden aan een beheerder van de organisatie. Het koppelen van een opmaak aan een inbox en het personaliseren van je eigen handtekening kan iedereen die de inbox beheert, respectievelijk gebruikt.